Suivi des candidatures : que noter, quand relancer, que prouver

Le suivi des candidatures sert d'abord à savoir à tout moment à qui vous avez écrit, quand, avec quel CV et où en est chaque dossier. Un tableau d'une dizaine de colonnes suffit. Si vous êtes inscrit à l'ORP, ce même tableau vous aide en plus à remplir vos preuves de recherches, dont l'échéance tombe chaque mois.

Pourquoi tenir un suivi des candidatures dès la première candidature ?

Sans trace écrite, on oublie quelle version du CV est partie chez quel employeur, quelles pièces étaient jointes et si une relance a déjà été faite. Au moment de préparer un entretien, vous voulez retrouver l'annonce, la lettre et le CV tels qu'ils ont été envoyés.

Certains sites d'emploi vont dans ce sens : jobup.ch propose par exemple, dans « Mes candidatures », trois statuts pour classer ses envois : « En discussion », « Non retenue » et « Offre reçue ». Notre conseil : un statut par candidature suffit pour garder une vue d'ensemble.

Que noter pour chaque candidature : un tableau de suivi modèle

Une bonne base existe déjà en Suisse : le formulaire officiel de preuves de recherches de l'assurance-chômage. Il demande, pour chaque recherche, la date de l'offre de services, l'entreprise et son adresse, la personne contactée et son numéro de téléphone, la description du poste, le taux (plein temps ou temps partiel), le mode de candidature (lettre ou électronique, visite personnelle, téléphone) et le résultat : en suspens, entretien, engagement ou négatif, avec le motif.

Notre conseil : reprenez ces champs et ajoutez-en quelques-uns utiles à tous les candidats, chômage ou non.

La référence et la date de parution ne sont pas un luxe : l'OCOSP Vaud recommande de mentionner en objet le titre du poste, le lieu et la date de parution de l'offre. Si vous les notez dès le départ, vous les avez sous la main.

Notez les pièces envoyées, surtout pour une candidature spontanée

Le même document de l'OCOSP précise qu'il ne faut pas joindre certificats de travail ni diplômes à une offre de services spontanée, et que les originaux sont des pièces uniques à conserver soigneusement. Une colonne « pièces jointes » vous évite de renvoyer le mauvais dossier. Pour constituer ces pièces, voyez notre guide sur le dossier de candidature suisse, celui sur le certificat de travail et celui sur les diplômes.

Quand relancer une candidature ?

Nous n'avons trouvé aucune source sérieuse (autorité, site emploi suisse, étude) donnant un délai moyen de réponse des employeurs, ni un délai de relance à respecter. Les chiffres qui circulent sur ce sujet ne sont pas sourcés ; nous ne les reprenons donc pas.

Notre conseil, faute de repère fiable :

1. Notez le délai que l'annonce ou l'employeur indique, s'il y en a un (« réponse sous deux semaines », « entretiens début novembre »).
2. Inscrivez dans la colonne « Prochaine action » une date de relance qui suit ce délai. Sans indication, choisissez vous-même une date et gardez-la dans le tableau.
3. Envoyez une seule relance, courte et précise, plutôt que plusieurs messages identiques.

Exemple de relance fictif

Objet : Candidature au poste d'assistante administrative 80 % (réf. 4521), annonce du 9 octobre Madame Rochat, Je vous ai envoyé ma candidature le 14 octobre pour le poste d'assistante administrative. Je reste très intéressée par ce poste et je me permets de vous demander où en est le processus de sélection. Si un complément d'information vous est utile, je le transmets volontiers. Avec mes meilleures salutations, Sophie Martin

Ce texte est un modèle fictif. Gardez la référence et la date de l'annonce dans l'objet, vous les avez déjà notées.

Après un entretien : ce qu'il vaut la peine de noter

L'OCOSP Vaud écrit qu'une bonne préparation rassure et invite à être au clair sur ce qui vous a poussé à postuler. Il ajoute qu'un petit mot de remerciement à la personne qui vous a reçu n'est pas superflu.

Dans votre tableau, ajoutez après chaque entretien : la date, les noms des personnes rencontrées, les questions posées, ce que vous avez promis d'envoyer, et la date de votre mot de remerciement. Pour l'entretien suivant, vous repartez de ces notes.

Au chômage en Suisse : quelles preuves de recherches documenter ?

Cette partie concerne les personnes inscrites ou sur le point de s'inscrire à l'ORP. Les modalités peuvent varier selon le canton : en cas de doute, demandez à votre ORP.

Quand chercher et quand remettre le formulaire

La Cour de justice de Genève rappelle que l'obligation de rechercher un emploi naît déjà avant le chômage : la personne doit s'efforcer de trouver un nouvel emploi dès le délai de congé. Le tableau de suivi est donc utile dès le début de votre délai de congé.

Le formulaire fédéral est à remettre au plus tard le 5 du mois suivant. Passé ce délai, les recherches ne peuvent plus être prises en considération, sauf excuses valables (même formulaire officiel). Genève indique de son côté que le cachet postal fait foi. Selon l'État de Genève, les preuves peuvent aussi être transmises en ligne via Job-Room, après enregistrement sur travail.swiss.

Garder les justificatifs

Le formulaire précise que les preuves écrites, comme les copies d'offres et les réponses négatives, doivent être conservées et présentées sur demande. Dans votre tableau, ajoutez un lien ou un nom de fichier vers l'annonce enregistrée et vers chaque réponse reçue. Le formulaire rappelle aussi que des indications fausses ou incomplètes sont punissables : ne notez que des démarches réellement effectuées.

Combien de recherches par mois ?

Il n'y a pas de chiffre unique à retenir.

• Le formulaire fédéral ne fixe pas de nombre minimal.
• À Genève, l'OCE indique, pour les personnes qui s'inscrivent, au minimum 8 recherches par mois dès la connaissance de la résiliation (3 mois au maximum).
• Dans un arrêt de 2024, la Cour de justice de Genève a relevé que dix à douze recherches par mois sont « en principe suffisantes », tout en précisant qu'il faut examiner la qualité des démarches au regard des circonstances concrètes.

Ces repères viennent de Genève et ne remplacent pas les objectifs que fixe votre ORP. Retenez surtout que la qualité des démarches est examinée, pas seulement leur nombre. Notre conseil : privilégiez des candidatures soignées et adaptées à l'annonce plutôt que des envois en série. Voyez comment adapter votre CV à une offre.

Ce que risque une recherche jugée insuffisante

Le droit à l'indemnité peut être suspendu pendant 60 jours au maximum, selon le formulaire. La durée réelle dépend de la situation : le barème indicatif du SECO, cité dans l'arrêt de 2024, prévoit entre trois et quatre jours pour des recherches insuffisantes pendant un délai de congé d'un mois.

Faire ce suivi dans JobFast AI

Le suivi des candidatures de JobFast AI propose une liste ou un tableau par statut, avec la date d'envoi réelle, des relances programmables, des notes, un historique et la version du CV envoyée. Les pièces d'une candidature sont figées au moment où vous la marquez comme envoyée : vous retrouvez ce que l'employeur a reçu. Pour la lettre, voyez la lettre de motivation suisse ; pour le CV lui-même, le guide du CV suisse. Les conditions de l'offre Premium figurent sur la page tarifs.

À retenir

1. Une ligne par candidature, remplie le jour de l'envoi : date, entreprise, poste et référence, contact, mode, version du CV, pièces, statut.
2. Une colonne « prochaine action » avec une date de relance : celle qui suit le délai indiqué par l'annonce ou l'employeur, sinon une date que vous fixez vous-même.
3. Après un entretien, notez les points clés et envoyez un mot de remerciement.
4. Au chômage, remettez vos preuves au plus tard le 5 du mois suivant, conservez les justificatifs et demandez à votre ORP son objectif de recherches.